業務がうまく回ってない。
プロジェクトの人数が半減されて以降、どうも仕事量に対して捌くスピードが不足し、心身ともにキツイ日々が続いていました。
仕事の仕方を変えないとちょっとシンドイぞ、ってことで業務効率に関係しそうな本を10冊ほど読んでみて、良かった３冊を紹介します。
捨てる。手を抜く。考えない。
ソフトバンクで孫正義氏に鍛えに鍛えられた須田 仁之さんの仕事術をまとめた本です。
仕事へのスタンス・コミュニケーション・資料作成・情報収集などのノウハウを53項目に分けて紹介されています。項末のMemo書きやコラムに著者のユーモアが見え隠れして面白くサクサク読めます。
内容を凝縮すると、タイトルの通り「捨てる。手を抜く。考えない。」に集約されます。
立ち止まって深く考えたり、情報をきちんと収集して行動する。これは尊いやり方だし、正しい道のように思います。ただ、これをやると量をこなせないんですよね。日々襲い来る業務を捌くには物事を深く重く考えず、まずはこなすぜってスタンスで臨む方がスピードが出るのは確かです。
「捨てる。手を抜く。考えない。」を実行するには勇気がいるし決断力も必要になってきます。自分も思い切りが足りず、53項目すべてをそのまま実施するには至ってないですが、とっつきやすいものから実践していっています。残タスクの増減を見てみると、成果は出てるのかな、と思います。
アウトルック 最速仕事術
「たった９０分で年間１００時間の時短ができる」らしい、アウトルックのノウハウが詰まった本です。著者の森新さんはアウトルック研究家とのこと。
社会人になってからなんとなく使うようになったアウトルック、まともに使いこなしを考えた人は少ないのではないでしょうか？アウトルック閲覧は勤務時間の結構な割合を占めています。アウトルックに習熟することで時短できるという話は、なるほど確かにその通りです。
内容は効率的なレイアウトとショートカットの紹介がメインですね。このあたりは、正直なところネットでも事足りるかと思います。
自分がアウトルックを使う上での心構えですね。検索でメールを探すと割り切れば、フォルダ振り分けに意味がない、とか。あとは、メールの即レス、即削除、即アーカイブですね。ショートカットと合わせて、メールボックスの中身がスッキリするようになりました。大量のものを整頓しておくより、もともとの保存メール量が少ないほうが、欲しい情報へのアクセスも早いです。
外資系投資銀行のエクセル仕事術
最後はエクセル本です。外資銀行で死ぬほどエクセルを使い倒した熊野 整さんの著書です。
エクセルテクニックの本と見せかけて、エクセルの運用に関するスタンス、資料として見易くあることの大切さといった、一段上の視点からエクセルの使い方を説明しているのがミソです。
エクセルの操作的には、ハード設計と投資銀行でのエクセルの使い方の違いからか、参考になるところは多くなかったです。それでも資料として見易くすることや、エクセルファイルの一貫性は説得力があります。
これを読んで以降、自分用でも適当なエクセルの使い方をやめました。必要な情報が入ってきやすい、洗練されたシンプルなエクセルを目指して精進します。メカ屋は、突然公差計算の結果を見せろとか振られることもありますしね。
まとめ
業務効率につながった本を紹介しました。
この３冊に共通するキーワードとして「捨てる」があります。必要な情報以外を捨てる。メールを捨てる。将来必要になるかも、という不安が人々を何かと貯める方向に向かわせるわけで、その不安を振り切って物事を割り切り、捨てるのはそれなりに精神を使います。
ただ、実際に捨てることによる実害って少ないんですよね。整頓しても情報量が多いとアクセス性は悪いし、貯めた物の中で本当に必要になる物は、実のところそんなに多くなかったりします。
捨てることこそ、業務効率化の鍵なのかと思う、今日このごろです。
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